INSTRUCCIONES PARA SOLICITAR ARCHIVOS Y PRESENTAR INFORMES TRIMESTRALES Y SEMESTRALES
Los miembros, practicantes y abogados de pobres del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación de la Universidad Surcolombiana deben seguir, además de las instrucciones que durante la inducción se les suministró, las siguientes especiales para solicitar y acompañar los archivos de los procesos o asuntos a su cargo:
ARCHIVOS:
1.- La solicitud de archivo siempre se hace por escrito al que se acompaña el soporte documental que justifica la causal de archivo. Este escrito va al final del expediente contentivo de TODAS las actuaciones que el practicante o los practicantes del Consultorio hayan efectuado. Eso incluye, desde luego, las hojas de radicación ante el Consultorio, que irán encabezando todos los documentos pues allí se anota la causal de archivo y firma el Director General del Consultorio y Centro de Conciliación autorizando el archivo.
2.- Recuerden, en la hoja de radicación se pueden y deben dejar las constancias de las entrevistas y de las citaciones (fechas y horas) al usuario. Por tanto la mayoría de dichas constancias pueden aparecer en la hoja de radicación y ello sustituye la necesidad de estar pidiendo constancias escritas a los despachos judiciales o administrativos.
INFORMES:
Igualmente deben los practicantes, miembros y/o abogados de pobres del Consultorio Jurídico, tener en cuenta estas instrucciones especiales para presentar sus informes trimestrales y semestrales:
1.- En las carteleras y en el despacho del Director del Consultorio Jurídico están disponibles los modelos definitivos de carátulas y de informes para que se presenten para calificar nuestras prácticas.
2.- Son dos modelos los que ponemos a su disposición: el de la carátula (que encabeza cada carpeta) y el de informe (que encabeza cada asunto o proceso). Trataremos de colgarlos en esta página aunque no es fácil mantener el formato.
3.- Estos modelos son más fáciles y prácticos que todos los anteriores. Estamos seguros facilitarán la elaboración y presentación de sus informes. Si usted desea elaborar estos formatos en excel, no importa; debe mantenerse el formato.
4.- En cada informe, sea trimestral o semestral, el abogado de pobres o miembro del Consultorio Jurídico, debe anexar todos los documentos que tenga (o que haya recibido por sustitución). De cada decisión debe reposar copia. De cada actuación del abogado de pobres o miembro del Consultorio, debe reposar copia.
RECAPITULACIÓN: Cada informe se acompañará de cuatro carpetas, si a ello hay lugar (una penal, una civil, una de público y una de laboral). Cada carpeta estará encabezada por la hoja que dice "Índice de procesos recibidos y atendidos".
Cada carpeta llevará los asuntos o procesos del área correspondiente. Los documentos de cada asunto o proceso estarán encabezados por el formato resumen de dicho asunto. Este documento seguirá alimentándose de la información que se vaya adelantado. Así todos los asuntos llevarán el mismo formato.
Es necesario guardar en medio magnético estos formatos llenos pues ahora en adelante, al hacer las sustituciones, se entregarán estos también. Más aún, el Director del Consultorio guardará copia debidamente clasificada de estos informes en el computador de su despacho para seguimiento durante todo el semestre. Y podrá compartirla con los docentes de área.
